Vergaderen met Skype

De onlangs gelanceerde betaversie van Skype 2.5 biedt interessante nieuwtjes zoals sms’en naar mobiel, integratie met Microsoft Outlook en groepsoverleg.

Met de nieuwe betaversie kan een groepsgesprek opgezet worden met maximaal honderd personen. Dit heet Skypecasts. Om te voorkomen dat iedereen door elkaar praat, geeft de software een seintje als iemand iets wil gaan zeggen. Deze dienst is vooral gericht op de zakelijke markt.

Ook wordt vanaf nu het adressenbestand van Outlook geïntegreerd met de Skype contacten. Verder biedt de vernieuwde Skype de mogelijkheid om te sms’en naar mobiele telefoons, tegen reguliere tarieven.

Minder vergaderen met meer rendement

Bron: Twentse Courant Tubantia

Net als in andere gemeenten klagen Losserse raadsleden al heel lang dat ze teveel vergaderen en onvoldoende tijd hebben voor contacten met de burgers. Een werkgroepje uit de raad, aangevuld met de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier heeft zich de afgelopen maanden gebogen over mogelijke oplossingen. Het advies van de werkgroep luidt om, in plaats van de raadsvergadering en de commissievergaderingen één keer in de drie weken, een politieke markt te organiseren. Morgenavond wordt een dergelijke markt voor het eerst gehouden in het gemeentehuis.

Met name commissievergaderingen bleken vaak en zware bevalling. Een groot aantal gemeenten heeft besloten om het roer radicaal om te gooien de commissies zijn afgeschaft en in plaats daarvan zijn andere vergadervormen geïntroduceerd die op verschillende wijze worden aangeduid: een politieke markt, politiek forum, rondetafelgesprekken. Losser haakt daar, in navolging van onder andere Oldenzaal, nu bij aan.

MKB niet op de hoogte van ict-toepassingen

Meer dan de helft van de ondernemers in het Midden- en kleinbedrijf beschikt niet over een eigen website. Ook maken MKB-ondernemers nog te weinig gebruik van ict-toepassingen, zoals bellen via internet en elektronisch vergaderen.

Dat blijkt uit een onderzoek van TNS/NIPO en TNO in opdracht van MKB Nederland en KPN is uitgevoerd onder 350 bedrijven. Driekwart van de bedrijven, dat zijn ongeveer een half miljoen bedrijven, zegt niet of beperkt op de hoogte te zijn van de mogelijkheden van ict.

Meer dan de helft, 56 procent, van de mkb-ondernemers zegt nog nooit van voice over ip te hebben gehoord. Diegenen die er wel van hebben gehoord, weten niet hoe ze deze technologie in het eigen bedrijf moeten gebruiken.

MKB-Nederland heeft daarom met KPN een driejarige overeenkomst gesloten om ondernemers op de hoogte te brengen van alle ict-toepassingen. Samen zetten zij een internetpagina op waarop de ondernemers terechtkunnen met vragen. En ook worden er branchedagen georganiseerd.

KIVI NIRIA cursus vergadertechnieken

Bron: website KIVI NIRIA

Nederland staat bekend om haar vergader- en overlegcultuur. Als je kijkt naar een willekeurige week in je agenda weet je waarschijnlijk waarom. Maar zoveel vergaderingen er zijn, zoveel wordt er ook over geklaagd. Het duurt te lang, er wordt langs elkaar heen gepraat, er komt niets uit en ga zo maar door. Na deze cursus zal niet alles direct anders zijn, maar wel zul jij in staat zijn om jouw vergadering goed en efficiënt te leiden. Of, als je geen voorzitter bent, om rollen die mensen in de vergadering vervullen (al dan niet met dubbele agenda’s) te herkennen en daar goed op te reageren zodat jij in ieder geval jouw doelstellingen kunt bewaken en waar mogelijk de vergadering efficiënter, effectiever en productiever kunt laten verlopen. Maar behalve anderen kom ook jij aan bod. Aan de hand van zelf-assessment zal gekeken worden wat jouw rol in het proces is. Zodat ook daar winst geboekt kan worden.

Telefonisch overleggen voor thuis

Bron: Gemeente Groningen

Sinds vandaag is telefonisch vergaderen niet langer voorbehouden aan de zakenman. Met de nieuwe dienst Private Meeting van NewTelco kan elke Nederlander met een vaste of mobiele telefoon op verrassend eenvoudige en goedkope manier telefonisch overleg voeren met meerdere personen. NewTelco maakt telefonisch overleg tot de gewoonste zaak van de wereld.

Overtuigd door eenvoud
De makers van Private Meeting vinden dat telefonisch overleggen niet omslachtiger mag zijn dan gewoon bellen. “Een gewoon telefoongesprek hoef je toch ook niet van te voren te reserveren?” Private Meeting is daarom altijd, direct en voor iedereen beschikbaar.

Het idee achter Private Meeting
De deelnemers spreken met elkaar een toegangscode af en het tijdstip waarop de bespreking begint. Op het afgesproken tijdstip bellen ze allemaal naar 0900-0880 (9 cpm) en toetsen op aanwijzing van het keuzemenu de toegangscode in.

Een groep kan een vaste code en eventueel een vast tijdstip afspreken om bij te praten. Telefonisch overleggen is dan echt net zo simpel geworden als gewoon bellen.

Goedkoper dan bellen naar mobiel
Private Meeting kost ongeveer de helft van wat de meeste zakelijke telefonische vergaderdiensten kosten. Met dit tarief verwacht NewTelco een grote groep gebruikers aan te spreken. Ondanks het lage tarief wordt er niet ingeleverd op de spraakkwaliteit.

Doelgroepen
Private Meeting mikt op vrienden en familieleden die gewoon willen bijpraten of die samen iets organiseren. Ook voor clubleden zal de dienst uitkomst bieden, bijvoorbeeld om te overleggen of een wedstrijd wel door kan gaan als er onvoorziene omstandigheden zijn.

Private Meeting is een dienst van het telecombedrijf NewTelco. Diensten van NewTelco onderscheiden zich door een unieke combinatie van telecommunicatie en internet.

Meer informatie over Private Meeting is te vinden op www.privatemeeting.nl.

5 tips voor efficiënt vergaderen

Bron: managementsite

Vergaderingen zijn vaak weinig efficiënt en productief. Het doel, het delen en doorgeven van informatie, wordt dan ook zelden bereikt. Een betere voorbereiding kan daar verandering in brengen.

Doelmatig vergaderen is in veel organisaties een probleem. Veel leidinggevenden zouden het aantal vergaderingen het liefst met zeker de helft willen terugbrengen, of op een andere manier bijeen willen komen.

Maar meetings kunnen wel degelijk effectief

  • Nodig alleen de noodzakelijk betrokkenen uit van wie een wezenlijke bijdrage te verwachten valt.
  • Deze mensen moeten zich kunnen voorbereiden aan de hand van een tijdig verstuurde agenda.
  • Wacht niet op laatkomers.
  • Varieer de zitposities per vergadering. Als iedereen altijd op dezelfde plaats zit, ontstaan standaardreacties en -gesprekspatronen tussen buren en mensen die tegenover elkaar zitten.
  • Sluit de vergadering positief af. De laatste indruk blijft het langst hangen.
  • Doe eens iets anders

    Denk bijvoorbeeld eens aan staand vergaderen. Vergaderen tijdens de lunch met een broodje leidt tot meer productieve uren. Telefonisch vergaderen is de nieuwe trend; het scheelt ook reis- en filetijd. Schaf de rondvraag af; dat neemt vaak al de helft van de vergadertijd weg. Geen notulen meer, maar een actielijst die binnen 24 uur bij alle deelnemers bekend is.

    Nieuwe manier van telefonisch vergaderen

    Bron: GIC

    Deze week is onder de naam newConference een nieuwe manier van telefonisch vergaderen geïntroduceerd.

    Wie bekend is met telefonische vergaderdiensten weet dat het organiseren ervan een omslachtige klus is. Er moet ruim van tevoren worden gebeld en gepland. Als de vergadering op het laatste moment niet door gaat of als deze moet worden verschoven dan moet er wederom contact worden gezocht met de helpdesk. Als de meeting alweer is vergeten volgt er een nieuwe kater in de vorm van een stevige rekening.

    Het zijn deze ongemakken die NewTelco, het bedrijf achter newConference, er toe hebben gebracht de nieuwe dienst te ontwikkelen. NewConference kan door iedereen altijd, overal en zonder abonnement worden gebruikt. De dienst werkt zo eenvoudig dat hulp door operators niet nodig is.
    Eveneens uniek aan newConference is dat (desgewenst) de status van de vergadering via het internet real time kan worden gevolgd: een overzichtelijk webscherm toont welke deelnemers zijn ingebeld en hoe laat. Het gebruik van deze extra functie is geheel gratis.

    NewConference is behalve eenvoudig ook zeer voordelig in het gebruik. De kosten bedragen voor elke deelnemer 18 cent per minuut (inclusief BTW). Deelnemers betalen alleen voor de werkelijke vergadertijd. Toegang tot de dienst verloopt via het nummer 0900-1460. Deelname vanuit het buitenland is ook mogelijk.

    NewConference is een dienst van het Groninger telecombedrijf NewTelco. Diensten van NewTelco onderscheiden zich door een unieke combinatie van telecommunicatie en internet.

    Meer informatie over NewTelco en newConference is te vinden op www.newtelco.nl en www.newconference.nl.

    Vergaderen na de elfde

    Bron: computable

    Je hebt van die optimisten, die roepen dat het fileprobleem snel minder zal worden als we allemaal maar op breedband kunnen overschakelen. Want beeldtelefoon vermindert de mobiliteitsbehoefte. En je hebt de mensen die roepen dat het onderwijs pas weer leuk en stimulerend wordt, als op elke schoolbank een pc met internet staat. Want dan gaat leren vanzelf, en niet meer van au.

    Dan waren er de gelovigen die zeiden dat internet en de tomeloze communicatiemogelijkheden ervoor zouden zorgen dat de eeuwige vrede zou aanbreken. Van hen horen we minder, deze dagen. Verder heb je de sceptici, die er voortdurend op wijzen dat we wel van alles aan het uitvinden zijn, maar dat we ook eens wat energie zouden moeten steken in het nadenken over de dingen die we allang hebben en die we nog lang niet slim en efficiënt gebruiken.

    En dan zijn er ook nog mensen die zeggen dat we ons gedrag pas veranderen als de pijn van het veranderen minder groot is dan de pijn die hoort bij het niet veranderen.

    Na 11 september doet zich plotseling een situatie voor die de laatsten gelijk lijkt te geven. Ik zie een groot aantal activiteiten die allemaal te maken hebben met het terugbrengen van onze mobiliteitsbehoefte. We oefenen op een andere manier van overleggen en besluiten nemen. Ook niet zo raar als je een week opgesloten hebt gezeten onder een gesloten luchtruim, en als je medewerkers in dienst hebt die vliegen ineens absoluut niet sexy meer vinden.

    Tal van grote ondernemingen hebben snel de rem gezet op de vliegreizen. De KLM en anderen kunnen daarvan getuigen. Toch moeten die organisaties wat. Want een organisatie bestaat en functioneert bij de gratie van communicatie. Vroeger misschien van 1 op n, maar meer en meer, van n op n. En ineens zien we dat we dat niet meer oplossen door n reizen te boeken, en n maal in een vliegtuig (of auto) te stappen.

    Dus zie je de verkoop van allerlei faciliteiten voor ‘op afstand vergaderen’ toenemen. Maar vooral: het gebruik ervan.

    Ook denk ik dat mensen zich ineens herinneren ooit een en ander in dat genre te hebben aangeschaft, dat inmiddels ergens staat te verstoffen. Als die spullen dan van zolder komen, zal wel blijken dat ze niet meer aan de huidige standaards voldoen, en worden nieuwe folders aangevraagd…

    Wat hebben we eigenlijk zoal tot onze beschikking? Neem de goede oude telefoon. Wonderlijk maar waar: afgelopen maand heb ik al vaker telefonisch vergaderd dan het hele afgelopen jaar. En niet per se met het buitenland. Een technologie die we toch al een tijdje hadden. Maar ineens besluiten steeds meer mensen hem ook eens te gaan gebruiken. En dat blijkt prima te gaan, ook zonder dat beeld dat zo broodnodig zou zijn. (Ik heb op zolder nog zo’n ‘oog’ voor op de buis, nauwelijks gebruikt, omdat ik indertijd wel twee andere mensen kende die er ook een hadden. En met hen bleek ik snel uitgebeld…Het is wel kostbaar om ‘early adopter’ te zijn).

    Dan hebben we de videoconferentie in diverse varianten. Goed uitontwikkelde technologie, gebruiksklaar en stabiel. Die zal nu vast een opleving doormaken.

    Omdat voorspellen nu eenmaal leuk is, ga ik nog even door.

    Ik denk dat we de komende tijd veel onderzoekjes zullen zien rondom dat op afstand vergaderen, communiceren, besluiten voorbereiden en nemen. Want we blijven met een aantal vragen zitten. Wat doe je per e mail en wat per brief? Er bestaat standsverschil tussen. Wat doe je indirect (mail) en wat direct per telefoon – het voordeel van het indelen van de eigen tijd versus de directe feedback. Wat is eigenlijk het verschil in perceptie tussen ‘voice mail’, scherm-mail en ‘snail mail’? Welk middel sluit het best aan bij welke boodschap? (En hoe verandert het beroep van secretaresse daardoor?)

    Hoe goed moet je elkaar eigenlijk kennen om vruchtbaar telefonisch te kunnen vergaderen? En na hoeveel keer ‘remote’ ontmoeten, moet je weer eens investeren in een gesprek over het weer en samen eten? En over welke onderwerpen kun je wel, en over welke nu juist niet, op afstand communiceren? Bestaat er een relatie tussen de kwaliteit van beslissingen en de manier waarop ze zijn voorbereid? En zo ja, hoe ligt die?

    Zouden we zelfs moeten gaan nadenken over andere manieren om besluiten voor te bereiden, dan vertrouwd rondom een tafel? Zou de technologie nu echt ons gedrag gaan veranderen? Ik ga er de Wilde nog eens op nalezen, die zo boeiend beschrijft waarom de deskundigen zo vaak de plank misslaan. (Rein de Wilde, De Voorspellers, een kritiek op de toekomstindustrie, ISBN 9066171676). Zie ik ook meteen of er voor mijn voorspellingen nog hoop is.

    Veilig vergaderen

    Bron: emerce

    Bijna evenzo snel als de WTC-torens op 11 september naar beneden kwamen, schoot de interesse in e-conferencing als alternatief voor zakenreizen omhoog. Hoe ver is de techniek en in hoeverre kan een echte bijeenkomst vervangen worden door een virtuele?

    Een inventarisatie

    E-conferencing bedrijven hebben snel ingespeeld op de collectieve emotie na 11 spetember. Zo stelde na de aanslagen in Amerika Polycom uit Californië in samenwerking met PictureTel in ruim dertig landen videoconferencing-faciliteiten vierentwintig uur per dag gratis ter beschikking, onder het motto ‘Video Relief’; om slachtoffers, familie, vrienden en hulporganisaties in staat te stellen live contact met elkaar te hebben. Andere bedrijven boden wekenlang gratis ‘crisis broadcast’ webcasts, webconferencing locaties en real-time collaboration services.

    Ook op non-charitatief gebied bood e-conferencing soms uitkomst, aan diegenen die aanvankelijk niet meer durfden of van de zaak niet mochten vliegen. Zo zou begin oktober in Austin, Texas de Virtual Internet2 Member Meeting inclusief de Megaconference, The World’s Largest Internet Conference, worden georganiseerd. In plaats van het geheel als gevolg van de aanslagen af te blazen, werd besloten het hele congres virtueel houden.

    Aansluitend op de recente ontwikkelingen voorzien enkele recente onderzoeken een enorme groei. Marketing consulting en training bedrijf Frost & Sullivan berichtte eerder al dat de Europese markt van tien miljoen dollar afgelopen jaar nu een spurt zal inzetten om te groeien naar een omzet van 700 miljoen in 2007. De Yankee Group voorspelt een wereldwijde toename van acht tot tien maal de bestaande behoefte aan videoconferencing-apparatuur en gebruik van softwareprogramma’s zoals Microsoft’s NetMeeting.

    Qua huidig gebruik kan e-conferencing grofweg opgedeeld worden in audio- en videoconferencing en web-based streaming audio en video. Uitgangspunt is dat er door twee of meer personen vanaf verschillende locaties spraak, beeld en naar wens documenten en applicaties worden uitgewisseld en samen worden gebruikt. Voor de meest voorkomende vorm, videoconferencing, gelden volgens Hans Gerritsen, productmanager videonetworking Sony Nederland, twee standaarden, de H320 en de H323: “Dat zijn de codec-units, oftewel de processor units in de apparatuur. De H320 maakt conferencing mogelijk over ISDN en de opvolger, de H323-norm, over IP. De verschillende informatiestromen worden in verband met de gegevensbescherming vervolgens via LAN-verbindingen samengebracht.”

    Egon Verharen, innovatiemanager van het Nederlands computernetwerk voor hoger onderwijs en onderzoek SURFnet, legt verder uit: “Wat de processor doet, behalve het comprimeren en ‘uitpakken’ van de data, is ook automatisch (via call set up – NA) de meest optimale verbinding tot stand brengen. Overigens maken wij, aangezien wij onderdeel uitmaken van het wereldwijde onderzoeksnetwerk ‘next generation internet’, uitsluitend gebruik van de meest recente standaard, H323. Zoals die ook vastgesteld is door de International Telecommunication Union (ITU).”

    Dat audio- en webconferencing-applicaties minder worden gebruikt, ligt vanwege de beperkingen voor de hand. In groepsverband alleen spraak uitwisselen (via telefonie of VoIP) is wellicht wat goedkoper, maar achterhaald; voor een combinatie met beeld wordt toch al dezelfde techniek en hetzelfde netwerk gebruikt. Voor web-based streaming audio en video is met name door de dikwijls (nog) ontbrekende bandbreedte en daarmee mindere kwaliteit slechts een nichemarkt voor kleinere bedrijven en particulieren weggelegd, meent de Amerikaanse initiator van de Megaconference en senior systems engineer van het Ohio Academic Research Network, Bob Dixon.

    Kwaliteit

    In deze tijd is het grootste voordeel van vooral videoconferencing evident: er hoeft niet meer te worden gereisd. Bijkomende voordelen zijn dat tijd en geld kunnen worden bespaard, dat de toepassing de besluitvorming kan versnellen en dat er in principe geen beperking is van het aantal deelnemers. Nadelen zijn dat oogcontact en lichaamstaal letterlijk virtueel zijn – onderhandelen of nieuwe klanten werven per e-conference wordt afgeraden – en dat de techniek het nog wel eens laat afweten.

    Volgens Verharen heeft de algehele perceptie ten aanzien van dat laatste tot nu toe de invoering van videoconfering op grotere schaal in de weg gezeten: “Je kunt in principe met een USB-webcameraatje van 119 gulden en NetMeeting videoconferencen, alleen heeft dat de schokkerige kwaliteit van een beeldtelefoon. Terwijl je, los van state-of-the-art bedrijfsapparatuur, al voor 1500 gulden heel behoorlijk full speed en full screen kunt conferencen over IP, mits je een breedbandverbinding hebt die minimaal upstream 512 Kb aankan.” Jan Abercrombie, directeur van de Stichting Nederlands TelewerkForum, ziet het simpel: “Helder en synchroon beeld en geluid zijn essentieel. Mensen zijn namelijk zo gewend aan televisie.”

    Vooral de lucratieve business-to-business markt doet haar uiterste best videoconferencing zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Door te sleutelen aan de kwaliteit, maar ook door de apparatuur goedkoper te maken: kostte voorheen een volledig ingerichte videoconferencing ruimte rond een ton, tegenwoordig varieert de prijs van tien tot 45 mille; een fooi in vergelijking met het reisbudget van veel bedrijven. Bovendien kan een kind de was doen, beweert Nico Gielen van leverancier Polycom Nederland, dat gemiddeld zo’n tweehonderd groepsvideoconferencing-systemen per kwartaal verkoopt: “Bij ons zijn de apparaten niet pc-georiënteerd, maar worden ze als appliance à la de magnetron gemaakt. Als je de afstandsbediening alleen al beweegt, schiet het systeem aan en vervolgens hoef je alleen het betreffende ISDN- of IP-nummer in te toetsen en de verbinding wordt gemaakt.” Daarnaast duiken ook steeds vaker ludieke features op, zoals een virtuele conferencing-host, om het allemaal nog aangenamer te maken.

    Belangstelling

    Deze prikkels ten spijt, wordt e-conferencing in het algemeen en videoconferencing in het bijzonder op dit moment vooral beschouwd als alternatief voor zakenreizen. Zo ook in Nederland, blijkt uit de flink toegenomen belangstelling. Al valt de afname bij Sony tegen, vindt Gerritsen: “Je merkt aan alles dat bedrijven onderzoeken of via videoconferencing de vergadercultuur in stand kan worden gehouden. We krijgen heel veel aanvragen voor informatie en demo’s binnen, maar daar blijft het vooralsnog bij.” Voor Polycom Nederland, de distributeur van wereldmarktleider Polycom, lopen de zaken gunstiger. Gielen: “Bij ons is de vraag van Amerikaanse bedrijven die hier een vestiging hebben, enorm toegenomen. Die kennen het principe van videoconferencing al en bestellen er zo blind een aantal systemen bij. Ons verkoopkanaal GoTelecom had in het derde kwartaal een omzetstijging van dertig procent.”

    Dat de belangstelling in de branche internationaal is toegenomen blijkt volgens Gielen ook uit de beurskoerzen. Terwijl de koersen van vrijwel alle technologiebedrijven aan de Nasdaq daalden, schoten de koersen van spelers als RADVision, het Noorse Tandberg en vooral Polycom al op de eerste, memorabele beursdag na de ineenstorting van de WTC-torens omhoog. Daarnaast heeft Polycom inmiddels concurrent PictureTel overgenomen, waarmee het marktaandeel nog verder steeg.

    Is er ook nog een toekomst weggelegd voor mobiel vergaderen? Daarvan is men minder overtuigd. De implementatie van het 3G-netwerk maakt het technologisch mogelijk, dat zeker, maar de mobiel is toch wel een erg individueel apparaatje en daardoor minder geschikt voor conferencing, denkt Gerritsen (Sony). Bob Dixon (Ohio Academic Research Network) is stelliger: “E-conferencing wordt inderdaad steeds meer als het gebruiken van een telefoon, met dat verschil dat je degene ziet die je aan de lijn hebt. Maar het lijkt me wat lastig de aandacht erbij te houden als je achter het stuur zit.”