Vergaderen na de elfde

Bron: computable

Je hebt van die optimisten, die roepen dat het fileprobleem snel minder zal worden als we allemaal maar op breedband kunnen overschakelen. Want beeldtelefoon vermindert de mobiliteitsbehoefte. En je hebt de mensen die roepen dat het onderwijs pas weer leuk en stimulerend wordt, als op elke schoolbank een pc met internet staat. Want dan gaat leren vanzelf, en niet meer van au.

Dan waren er de gelovigen die zeiden dat internet en de tomeloze communicatiemogelijkheden ervoor zouden zorgen dat de eeuwige vrede zou aanbreken. Van hen horen we minder, deze dagen. Verder heb je de sceptici, die er voortdurend op wijzen dat we wel van alles aan het uitvinden zijn, maar dat we ook eens wat energie zouden moeten steken in het nadenken over de dingen die we allang hebben en die we nog lang niet slim en efficiënt gebruiken.

En dan zijn er ook nog mensen die zeggen dat we ons gedrag pas veranderen als de pijn van het veranderen minder groot is dan de pijn die hoort bij het niet veranderen.

Na 11 september doet zich plotseling een situatie voor die de laatsten gelijk lijkt te geven. Ik zie een groot aantal activiteiten die allemaal te maken hebben met het terugbrengen van onze mobiliteitsbehoefte. We oefenen op een andere manier van overleggen en besluiten nemen. Ook niet zo raar als je een week opgesloten hebt gezeten onder een gesloten luchtruim, en als je medewerkers in dienst hebt die vliegen ineens absoluut niet sexy meer vinden.

Tal van grote ondernemingen hebben snel de rem gezet op de vliegreizen. De KLM en anderen kunnen daarvan getuigen. Toch moeten die organisaties wat. Want een organisatie bestaat en functioneert bij de gratie van communicatie. Vroeger misschien van 1 op n, maar meer en meer, van n op n. En ineens zien we dat we dat niet meer oplossen door n reizen te boeken, en n maal in een vliegtuig (of auto) te stappen.

Dus zie je de verkoop van allerlei faciliteiten voor ‘op afstand vergaderen’ toenemen. Maar vooral: het gebruik ervan.

Ook denk ik dat mensen zich ineens herinneren ooit een en ander in dat genre te hebben aangeschaft, dat inmiddels ergens staat te verstoffen. Als die spullen dan van zolder komen, zal wel blijken dat ze niet meer aan de huidige standaards voldoen, en worden nieuwe folders aangevraagd…

Wat hebben we eigenlijk zoal tot onze beschikking? Neem de goede oude telefoon. Wonderlijk maar waar: afgelopen maand heb ik al vaker telefonisch vergaderd dan het hele afgelopen jaar. En niet per se met het buitenland. Een technologie die we toch al een tijdje hadden. Maar ineens besluiten steeds meer mensen hem ook eens te gaan gebruiken. En dat blijkt prima te gaan, ook zonder dat beeld dat zo broodnodig zou zijn. (Ik heb op zolder nog zo’n ‘oog’ voor op de buis, nauwelijks gebruikt, omdat ik indertijd wel twee andere mensen kende die er ook een hadden. En met hen bleek ik snel uitgebeld…Het is wel kostbaar om ‘early adopter’ te zijn).

Dan hebben we de videoconferentie in diverse varianten. Goed uitontwikkelde technologie, gebruiksklaar en stabiel. Die zal nu vast een opleving doormaken.

Omdat voorspellen nu eenmaal leuk is, ga ik nog even door.

Ik denk dat we de komende tijd veel onderzoekjes zullen zien rondom dat op afstand vergaderen, communiceren, besluiten voorbereiden en nemen. Want we blijven met een aantal vragen zitten. Wat doe je per e mail en wat per brief? Er bestaat standsverschil tussen. Wat doe je indirect (mail) en wat direct per telefoon – het voordeel van het indelen van de eigen tijd versus de directe feedback. Wat is eigenlijk het verschil in perceptie tussen ‘voice mail’, scherm-mail en ‘snail mail’? Welk middel sluit het best aan bij welke boodschap? (En hoe verandert het beroep van secretaresse daardoor?)

Hoe goed moet je elkaar eigenlijk kennen om vruchtbaar telefonisch te kunnen vergaderen? En na hoeveel keer ‘remote’ ontmoeten, moet je weer eens investeren in een gesprek over het weer en samen eten? En over welke onderwerpen kun je wel, en over welke nu juist niet, op afstand communiceren? Bestaat er een relatie tussen de kwaliteit van beslissingen en de manier waarop ze zijn voorbereid? En zo ja, hoe ligt die?

Zouden we zelfs moeten gaan nadenken over andere manieren om besluiten voor te bereiden, dan vertrouwd rondom een tafel? Zou de technologie nu echt ons gedrag gaan veranderen? Ik ga er de Wilde nog eens op nalezen, die zo boeiend beschrijft waarom de deskundigen zo vaak de plank misslaan. (Rein de Wilde, De Voorspellers, een kritiek op de toekomstindustrie, ISBN 9066171676). Zie ik ook meteen of er voor mijn voorspellingen nog hoop is.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *