Telefonisch vergaderen – Weblog

NewTelco BV, specialist in conference calls en telefonische vergaderdiensten, kondigt de beta fase aan van haar nieuwste dienst: Teminar.

Het geven van een lezing, presentatie of cursus per telefoon verheugt zich in een groeiende populariteit. En dat is niet verbazingwekkend want de voordelen zijn groot in vergelijking met fysiek georganiseerde lezingen. Als organisator hoeft u geen vergaderlocatie te zoeken en reserveren en er hoeft niet te worden gereisd. Een forse besparing van kosten en tijd voor iedereen.

Voor meer informatie en aanmelden voor de beta-dienst, kijk op teminar.nl.

Met vergaderingen gaat meer productiviteit verloren dan met telefoongesprekken, kopieerwerk, reizen en geroddel bij de koffieautomaat. Er valt dus veel te verdienen door goed te vergaderen.

Bron: zibb

Reken maar uit. Als u vijf uur vergadert per week, dan komt u met 48 werkweken op jaarbasis uit op 240 uur in totaal. De gemiddelde manager besteedt al snel tien uur per week aan vergaderingen. Daar komt bij dat niemand in z’n eentje vergadert, dus de kosten lopen exponentieel op.

1. Belangrijke informatie vooraf versturen

In veel vergaderingen gaat onnodig veel tijd verloren aan informatie-uitwisseling. Dit hardop denken leidt daarbij tot misverstanden en onbruikbare notulen. Verstuur de belangrijkste informatie van tevoren via e-mail.

2. Bepaal de locatie

Bepaal of de deelnemers daadwerkelijk bij elkaar moeten komen of dat het mogelijk is om de vergadering telefonisch te houden. Dit kan veel reistijd besparen.

3. Bereid u goed voor

Bepaal duidelijk de belangrijkste doelen voor de ontmoeting. Stel een korte agenda op die binnen de gestelde tijd kan worden afgewerkt. Meld begin- en eindtijd duidelijk. Zorg ervoor dat de vergadering ook binnen die tijd is afgerond.

4. Maak een goede deelnemerslijst

Kijk kritisch naar de deelnemerslijst. Zorg dat de sleutelfiguren aanwezig zijn. Andere collega’s hebben misschien genoeg aan de stukken vooraf en de notulen achteraf.

5. Steeds minder

Plan de ontmoeting zodanig, dat de groep eventueel tijdens de vergadering kleiner kan worden. Behandel dus de onderwerpen waar iedereen bij betrokken is het eerst.

6. Tijdens de vergadering

De voorzitter zorgt voor dynamiek in de vergadering. Hij motiveert de aanwezigen voor de doelstellingen van de ontmoetingen, maar respecteert hun andere bezigheden.

• Begin op tijd en wacht niet op laatkomers, want dat verspilt de tijd van degenen die wel op tijd zijn. Sluit de deur!
• Wees duidelijk over de doelstellingen van de vergadering, het uitwisselen van informatie, het coordineren van actie, het motiveren van een team of het oplossen van problemen.
• Duld geen onderbrekingen. In een goed lopende vergadering heeft niemand tijd voor andere zaken. En alle deelnemers weten exact hoe laat de vergadering afgelopen is.
• Houd de rode draad vast. Zorg ervoor dat er alleen over het agendapunt wordt gesproken. Een onderwerp tegelijk.
• Sluit elk agendapunt af met een samenvatting en formuleer de volgende stappen: wie, wat, waar, wanneer en hoe? Rond nadrukkelijk af. Zorg ervoor dat alle betrokkenen hun instemming betuigen.

7. Uitlopen

Als een agendapunt onverhoopt meer tijd in beslag neemt, bekijkt de voorzitter of het onderwerp niet in een kleiner comite of in de volgende vergadering kan worden afgehandeld. Als dat echt niet lukt, kijk dan of een ander agendapunt korter kan. Moet de vergadering echt langer duren, vraag dan toestemming van alle aanwezigen en maak duidelijk dat het om een uitzondering gaat.

8. Na de vergadering

Een goed geleide vergadering kan eenvoudig worden samengevat. Zorg ervoor dat de notulen zo snel mogelijk bij de aanwezigen en andere betrokken zijn. De notulen zijn bondig en precies. Vooral actiepunten zijn ondubbelzinnig. Bij een telefonische vergadering is het vaak mogelijk deze op te nemen. Dit kan handig zijn voor het maken van de notulen of om later de gemaakte afspraken en actiepunten nogmaals te beluisteren.

Bron: ANP

Amsterdam, 10 juli 2007 – Direct vergaderen zonder reserveren, uitstekende geluidskwaliteit, het online kunnen volgen wie tot de vergadering is toegetreden en het kunnen opnemen van de vergadering. Dit zijn enkele unieke features waarmee de door NewTelco ontwikkelde en beheerde telefonische vergaderdienst NewConference zich onderscheidt in de telecommarkt. De samenwerkingsovereenkomst is een logische stap voor Esprit Telecom, dat voortdurend haar productportfolio uitbreidt met vernieuwende producten en diensten.

“Met deze nieuwe dienst is Esprit Telecom nog beter in staat in te springen op de behoefte van onze zakelijke gebruikers om snel en efficient met een groep mensen overleg te plegen”, zegt Piet Grootenboer, algemeen directeur van Esprit Telecom. “De dienst is zowel binnen Nederland als internationaal te gebruiken en daardoor bij uitstek geschikt voor internationaal opererende organisaties”.

Over Esprit Telecom
Esprit Telecom startte in 1993 als eerste alternatieve telecomprovider naast KPN en is nu een van de belangrijkste aanbieders van telecommunicatiediensten met een compleet portfolio van vaste- en mobiele telefonie, data- en Internetdiensten voor de groot- en kleinzakelijke markt, overheden en non-profit instellingen. Esprit Telecom is o.a. voorkeursleverancier voor de BTG (Vereniging BedrijfsTelecommunicatie Grootgebruikers), de overheid in het kader van ‘OT 2006’, KHN (Koninklijke Horeca Nederland), Uneto-VNI, NVG (Nederlands Verbond van de Groothandel).

Over NewTelco
NewTelco ontwikkelt en exploiteert slimme en doelmatige telefonische vergaderdiensten voor zakelijke en prive gebruikers. NewConference is de meest geavanceerde dienst in het portfolio van NewTelco. NewTelco combineert de robuustheid van traditionele telefonie met de veelzijdigheid en flexibiliteit van het Internet. Dit leidt tot krachtige diensten die verrassend eenvoudig in het gebruik zijn. Ook maakt deze technologie de lage gebruikstarieven mogelijk.
Kijk voor meer informatie op: www.newtelco.nl; www.newconference.nl

De mogelijkheid om een conference call met tien personen te voeren in Skype is gekraakt. Alle gebruikers met een x86-processor kunnen gebruik maken van de functie.

De Skype-Intel-overeenkomst is niet alleen bij AMD slecht gevallen. Ook Skype-gebruikers zijn er niet blij mee. Een programmeur heeft een patch op zijn website gezet die geschikt is voor Skype versie 2.0.0.90. Na installatie kan de belsoftware conference calls met tien personen opzetten, zolang de pc een x86-processor bevat.

De Skype-software controleert tijdens het booten of er een specifieke Intel-code aanwezig is. Als dat het geval is, is een conference call met tien personen mogelijk. Concurrent AMD is dit in het verkeerde keelgat geschoten en heeft Skype een dagvaarding gestuurd om informatie boven water te krijgen om aan te tonen dat Intel oneerlijke concurrentie bedrijft. De informatie maakt onderdeel van de antitrustzaak die AMD tegen Intel heeft aangespannen.

In Nederland wordt elk jaar bijna twaalf miljard euro besteed aan vervoer van en naar vergaderingen. Dat is voor een deel weggegooid geld, want bedrijven zouden veel vaker gebruik kunnen maken van video- en teleconferenties. Dat zegt hoogleraar Erik Andriessen van de TU Delft vrijdag in zijn afscheidsrede. De hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie stelt dat in Nederland 46 procent van de werknemers minstens een paar uur per week voor werk onderweg is, buiten reistijd van en naar het werk. Vier procent van de werknemers is zelfs meer dan tien uur per week onderweg naar vergaderingen. Een paar jaar geleden was dat nog 1,5 procent. Maar in al die tijd is het percentage zogeheten tele-thuiswerkers rond de twee procent blijven schommelen.  “Er wordt dus meer gereisd en het thuiswerken blijft uit de mode. Dat leidt tot tijdverlies, kosten en milieuvervuiling”, stelt Andriessen.De hoogleraar schat dat de reistijd naar vergaderingen met zeker zeventien procent afneemt als bedrijven vaker video- en teleconferenties houden. Veel bedrijven willen daar niet aan, omdat ze de sociale afstand bij dergelijke vergaderingen te groot vinden. Ook zouden moeilijke onderwerpen via de video lastig bespreekbaar zijn en gaat videovergaderen ten koste van het ontwikkelen van vertrouwen. Andriessen bestrijdt die opvattingen in zijn afscheidsrede.

Managers in het bedrijfsleven zijn net zo bureaucratisch als ambtenaren van de overheid. Waar mensen klagen over de lakse houding van ambtenaren, doet de houding van managers daar niet veel voor onder.

Uit een onlangs verschenen onderzoek blijkt dat een derde van de werknemers hun baas incapabel of overbodig acht. De werknemers zijn van mening dat managers zich te veel bezig houden met vergaderingen. Hierdoor verliest de manager de greep en het zicht op de werkvloer.

Managers zouden zich meer moeten richten op de taken waar ze voor aangenomen zijn. In de praktijk blijkt dit echter niet zo te werken. Er komen steeds meer managers bij en ze blijven vergaderen. Vandaag de dag wil iedereen graag manager worden. Anders denken mensen dat ze `losers` zijn. Een ander motief om manager te worden is het salaris. Veel mensen vinden geld erg belangrijk. Door manager te worden zien ze een mogelijkheid meer te verdienen.

Overigens is ook op een andere manier duidelijk dat de toename van het aantal managers niet altijd goed is. De arbeidsproductiviteit in Nederland neemt niet toe omdat managers het te druk hebben met de verkeerde dingen, zoals vergaderen.

(Bron: management site)

Op 25 september vindt in de vernieuwde Mediacentrale in Groningen het Multimedia Collaboration Event Groningen plaats. Een belangrijke publiekstrekker is Howard Rheingold met een presentatie getiteld “Technologies of Coorporations, A New Story About How Humans Get Things Done”.

Rheingold is een leidend denker op het gebied van sociale, culturele en politieke implicaties van moderne communicatie-media. Hij heeft onder andere het begrip virtual community geintroduceerd.

Aansluitend kunt u een workshop over NewTelco’s geavanceerde telefonische vergaderdienst newConference bijwonen.

Deelname is gratis maar aanmelden is noodzakelijk omdat er slechts een beperkt aantal plaatsen beschikbaar is.

Bron: NewTelco

Bron: Planet

Simpele innovatie: het verslag van een telefonische vergadering via een podcast beschikbaar stellen.

Low-tech innovatie komt niet uit gecompliceerde proeven, noch wordt er met groot rumoer en persconferenties ruchtbaarheid aan gegeven. Zo ook met de ‘pod-conferencing’ waarmee NewTelco in Groningen op de markt komt als onderdeel van telefonische vergaderdiensten.

Opnamen

Het gaat om de simpele mogelijkheid om opnamen te maken van telefonische vergaderingen. Vervolgens is de vergadering na afloop als mp3-bestand beschikbaar op de website van NewConference, de telefonische vergaderdienst van NewTelco.

Volgens het bedrijf wordt het maken van notulen van de vergadering dan overbodig. Voor wie die toch een schriftelijke weergave wil, kan het bestand nog als hulp bij het uitschrijven of als controle worden gehanteerd.

Beveiliging

NewTelco zegt een optimale beveiliging te garanderen. Die is wel nodig. Niets is leuker dan uitgelekte vergadergesprekken op een bepaalde weblog te publiceren zodat heel Nederland kan meeluisteren.

Recent kwam NewTelco ook met een nieuwe groepsbeldienst voor consumenten

Bron: Planet multimedia

Skype, het belprogramma voor de pc, is onveilig, klinkt het uit steeds meer kelen. Hoe gevaarlijk is het gebruik?

Veiligheidsadviesbureau First Base Technologies zegt: “Skype en andere VoIP-diensten stellen bedrijven voor grote veiligheidsrisico’s. De gebruiker bepaalt namelijk wat er gebeurt en niet de IT-afdeling van het bedrijf. De systeembeheerders kunnen nauwelijks iets doen om het dataverkeer dat over het bedrijfsnetwerk loopt te managen.

…Daarmee wordt het bedrijfsnetwerk volledig opengezet voor misbruik door hackers die al druk doende zijn het Skype-model te gebruiken om bedrijven aan te vallen.”

Dat is niet mis. De Burton Group, zegt hierover nog: “Wij adviseren bedrijven goed na te denken over veiligheid voordat ze hun mensen gebruik laten maken van Skype. Ook al zijn er grote kostenvoordelen, deze gaan ten koste van de bedrijfsveiligheid.”