Telefonisch vergaderen – Weblog

Simpelweg alles over teleconferencing, conference calls en telefonisch vergaderen

Telefonisch vergaderen – Weblog header image 3

Checklist vergaderen

Dit is een handig lijstje om eerst eens door te nemen voor je gaat vergaderen.

Vooraf

  • Zorg voor een goede planning: laat de deelnemers tijdig weten wanneer de vergadering is en wat de procedure is (dial-in of dial-out).
  • Laat ieder weten welk nummer ze kunnen bellen als de verbinding wegvalt.
  • Laat ieder zoveel mogelijk een rustige ruimte kiezen.
  • Gebruik zo mogelijk een handsfree telefoon (onder meer om makkelijker aantekeningen te maken).
  • Bij dial-out: vraag alle telefoonnummers, laat iedereen zijn telefoon aanzetten, toestel niet doorschakelen en voice-mail uit zetten.
  • Bij dial-in: geef aan welk nummer men moet bellen en wat de procedure verder is (bijvoorbeeld intoetsen van vergadercode).
  • Stuur de agenda en de vergaderstukken tijdig rond.
  • Structureer de vergadering en geef bij de agenda aan wat de bespreek- of beslispunten zijn.
  • Stuur zo nodig een overzicht rond van de deelnemers, liefst met foto.

Tijdens

  • Wees op tijd.
  • Laat alle deelnemers zichzelf kort voorstellen. De anderen kennen dan de stem die bij een naam hoort.
  • Als de groep groot is, zeg dan je eigen naam, voor je begint te spreken.
  • Noem altijd de naam van degene aan wie je iets vraagt.
  • Laat deelnemers zoveel mogelijk uitspreken; vermijd onderbrekingen.
  • Houd het gesprek kort en gericht. Formuleer duidelijk maar zo kernachtig mogelijk.
  • Zorg dat alle deelnemers aan het woord komen.
  • Rond elk onderwerp, elk agendapunt af met een rondvraag waarin ieder nog een keer zijn mening kan geven.
  • Evalueer: vraag aan eind van elk overleg om suggesties om het telefonisch vergaderen te verbeteren.

Na afloop

  • Geef een korte samenvatting van de discussies en besluiten.
  • Maak een afspraak voor een volgend overleg als iedereen nog aan de lijn is.
  • Stuur het verslag van de vergadering (in ieder geval een besluitenlijst) zo snel mogelijk rond.

 

No Comments

0 responses so far ↓

  • There are no comments yet...Kick things off by filling out the form below.

Leave a Comment